Opdrachtgever

Utrechtse Introductie Tijd

De UIT neemt elke tweede week van augustus de stad Utrecht over en 4000 aanstaande studenten leren tijdens een 5-daags evenement de stad, het studentenleven en elkaar kennen. Als vaste partner van de UIT is, in opdracht van de Universiteit Utrecht en Hogeschool Utrecht, onze partner Mbe productions leverancier van de technische productie van alle evenementen die tijdens de UIT plaatsvonden door de hele stad. In 2020 werd een grote streep door dit evenement getrokken en even was het onzeker of de nieuwe studenten wel de kans zouden krijgen om de stad, elkaar en het studentenleven te leren kennen. 

Na een gesprek met de opdrachtgever kwam het team van Eventline met een concept voor een online versie van de UIT, een online festival waar 4000 studenten alsnog konden deelnemen aan een interactief programma. Al snel hadden Milan, Roy en Michael – tevens de oprichters van Eventline- op de achterkant van een pizzadoos een concept uitgetekend voor een digitaal platform wat aansloot op de online experience. ‘Het was voor mij al snel duidelijk, we moesten een verhaal vertellen, storytelling moest dus centraal staan in de opbouw van het platform’, zegt Milan. We werkten onze pizzadoos blauwdruk verder uit en lieten de opdrachtgever kritische vragen stellen, wensen aangeven en vertaalde dit naar een technisch plan. 

Al snel leken we een succesvolle formule te hebben die ook echt aansloot bij de wens van de UIT. Een krachtige klantcase, met een duidelijke visie en de mankracht om dit op te zetten maakte dat we vol enthousiasme zijn begonnen aan de ontwikkeling van het Eventline platform. Vanuit conceptontwikkeling gingen we in productie. In augustus 2020 was het zover, het eerste 3-daagse online UIT festival: het platform ging live en 4000 studenten zouden inloggen. ‘Het eerste uur die maandag was wel spannend. We hadden uitgebreide load-tests gedaan waarin we simuleren dat er 4000 gebruikers tegelijk op het platform komen en gaan browsen, daaruit is de baseline bepaald waarin we technisch moesten beginnen. Met extra headroom en een goede configuratie zijn we gestart en zagen we al vrij snel dat we capaciteit en engines konden terugschroeven. Vanaf toen wist ik: Dit plan werkt.’ vervolgt Milan. 

Het Eventline Platform kreeg een duidelijke structuur. Na het inloggen kom je op het persoonlijke dashboard, daarbij wordt er meteen onderscheidt gemaakt tussen thema’s. In het geval van de UIT waren dit de verschillende festivaldagen. Het blokje ‘Dinsdag’ ging pas op dinsdagochtend open, waardoor je echt werd meegenomen in de meerdaagse programmering. Er was elke dag iets nieuws te vinden voor de deelnemer. Achter elke dag zat ook meer inhoudelijker thema, maandag stond altijd al in het teken van ‘Utrecht’, het leren kennen van de stad, de belangrijke pleinen, parken en afkortingen die elke student hoort te weten. Dinsdag gaat over verenigingen, sport en muziek. Woensdag ontmoet je elkaar en is het culturele aanbod van theaters, poppodia en horeca belangrijk.  

Omdat elk blokje en de pagina’s daarachter elk hun eigen openingstijden hebben bieden we ondersteuning aan de rode draad van het festival, het stukje storytelling. De hele dag door is er nieuwe content en via een live TV show vanuit een vette studio met uitzicht over de skyline van Utrecht werd een interactieve liveshow gepresenteerd waarin werd ingehaakt op de thema’s.